Informativa al trattamento dei dati personali di Studenti e Fornitori

Informativa al trattamento dei dati personali degli Studenti

INFORMATIVA PRIVACY ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) 2016/679

L’Istituto JENNIFER LOWE SCHOOL OF ENGLISH, con sede legale in Corbetta (MI) Via Simone da Corbetta n. 45, C.F. LWOJNF72B63F205W – P.I. 04415310962, in persona del suo legale rappresentante, Sig.ra Jennifer Lowe, C.F. LWOJNF72B63F205W, nella qualità di “Titolare del trattamento” (di seguito: l’Istituto) La informa che i Suoi dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali (Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR” e D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. ”Codice Privacy”), al fine di garantire i diritti, le libertà fondamentali, nonché la dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

L’Istituto ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito “DPO”) al quale gli interessati possono rivolgersi per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR (v. paragrafo n. 7) scrivendo all’indirizzo: amministrazione@jenniferlowe.it

A) Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento

I dati trattati dall’Istituto possono includere:

informazioni personali e identificativi (nome, cognome, luogo di nascita, codice fiscale, estremi dei documenti identificativi, indirizzo IP del dispositivo utilizzato durante l’esame);
informazioni di contatto (indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza e/o domicilio);
dati per la verifica dei requisiti e relativi alla carriera scolastica e universitaria (titoli, valutazione di prove);
registrazioni video e sonore del candidato e dell’ambiente circostante durante l’esame registrate con la webcam del dispositivo in uso al candidato;
immagini del candidato e del documento d’identità dello stesso;
desktop e pagine web che il candidato visita durante l’esame;
le risposte del candidato alle domande d’esame;
categorie particolari di dati (inerenti allo stato di salute).

B) Finalità e base giuridica del trattamento

Nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, i Suoi dati saranno archiviati, raccolti e trattati dall’Istituto per le seguenti finalità:

gestione degli adempimenti amministrativi per l’ammissione alla selezione;
erogazione di servizi di supporto per i candidati con disabilità;
invio di comunicazioni inerenti all’ammissione alla selezione;
utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica mediante generazione di credenziali identificative;
svolgimento delle prove d’esame per la certificazione linguistica.

La base giuridica del trattamento riguardo le finalità suindicate è, ai sensi dell’art. 6 lett. e) del GDPR, la necessità di adempiere a compiti di interesse pubblico di cui è investito il Titolare del Trattamento, quale sede primaria di istruzione superiore e ricerca, che opera in attuazione dell’art. 33 della Costituzione e dell’art. 6 della legge n. 168/1989 e ss.mm.ii.

C) Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, con modalità tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, oltre al rispetto degli specifici obblighi sanciti dalla legge.

L’Istituto si avvale di sistemi di proctoring non automatizzati, che consentono, grazie all’attività prestata da operatori umani, di garantire la veridicità della prova sostenuta.

In ogni caso, si chiarisce sin d’ora che tutti i dati scambiati tra i sistemi informatici interessati dal processo di selezione sono protetti da protocolli di rete cifrati SSL.

I Suoi dati personali saranno trattati solo da personale autorizzato al trattamento, secondo quanto stabilito dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2- quaterdecies del Codice Privacy, in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative.

D) Comunicazione dei dati personali

Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i dati potranno essere comunicati a:

strutture interne all’Istituto preposte alla gestione dell’iscrizione e delle carriere degli studenti (segreteria didattica, docenti, commissioni);
società esterne alle quali è affidata la gestione dei test e delle prove d’esame per la certificazione linguistica appositamente nominate ex art. 28 del GDPR quali responsabili del trattamento, nella speci: Centro Linguistico MY OPEN SCHOOL FOR CAMBRIDGE, Viale Duca D’Aosta n. 19, Busto Arsizio (VA).

L’elenco dei responsabili (e sub responsabili) del trattamento potrà essere richiesto al Titolare, ai recapiti sopra indicati.

E) Tempi di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali vengono raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione ex art. 5, par. 1, lett. c) del GDPR.

L’anagrafica dei candidati che hanno sostenuto la prova di selezione è conservata illimitatamente nel tempo, per interesse storico.

Il termine ultimo di conservazione, sia per i testi delle prove che per le registrazioni audio-video, coincide con l’intero periodo di svolgimento dei test online, a cui si aggiungerà l’ulteriore termine di 6 mesi a decorrere dalla data di rilascio dell’esito delle prove dell’ultima sessione disponibile per l’ammissione all’anno accademico successivo.

La conservazione dei restanti dati è sottesa ai tempi di conservazione degli atti amministrativi che li contengono.

F) Trasferimento dei dati

I dati personali raccolti in occasione del processo di selezione da remoto tramite il fornitore del software sono archiviati sui server di Google, Dropbox e Blucloud S.r.l.).

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio l’adozione di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, e comunque secondo quanto disposto agli artt. 44-49 del GDPR. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

G) I diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR. In particolare, in qualità di interessato, Lei ha:

il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (art. 15);
il diritto di ottenere l’aggiornamento e/o la rettifica/integrazione dei Suoi dati personali (art. 16);
il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati personali, nei casi in cui ciò sia consentito dal GDPR (art. 17);
il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei propri dati personali, qualora ricorra una delle ipotesi previste dalla normativa vigente (art. 18);
il diritto di opporsi al trattamento, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall’Università e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente dell’Ateneo per continuare il trattamento;
per i trattamenti dei dati che trovano la loro base giuridica nel consenso, il diritto di revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR) al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento che La riguarda vìoli la disciplina vigente in materia di protezione dei dati personali.

Per esercitare tutti i diritti sopra indicati può rivolgersi, per iscritto, al Titolare ovvero al DPO ai recapiti sopraindicati.

Informativa al trattamento dei dati personali dei Fornitori

INFORMATIVA PRIVACY ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) 2016/679

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR 2016/679” o “il Regolamento”), recante disposizioni a tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei forniti formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è tenuta la scrivente Società.

Categorie di dati trattati

Con riferimento alla Sua persona, l’Istituto JENNIFER LOWE SCHOOL OF ENGLISH, corrente in Corbetta (MI) Via Simone da Corbetta n. 45, C.F. LWOJNF72B63F205W, P.I. 04415310962, in persona del legale rappresentante, Sig.ra Jennifer Lowe, C.F. LWOJNF72B63F205W, (d’ora in poi: l’Istituto) tratterà principalmente le seguenti categorie di dati personali:

dati identificativi e di contatto: nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, residenza o sede legale, indirizzo email, numero telefonico;
dati di natura amministrativa, necessari per la fatturazione;
dati di natura fiscale o comunque necessari per eseguire o ricevere pagamenti;
in generale, qualsiasi altro dato necessario per la conclusione o l’esecuzione del contratto.

Base giuridica del trattamento

I dati personali saranno trattati sulla base delle seguenti condizioni di liceità:

necessità di assolvere gli obblighi legali e contrattuali connessi all’instaurazione e gestione del rapporto contrattuale (art. 6.1, lett. b e c del Regolamento);
necessità del perseguimento del legittimo interesse dell’Istituto, connesso alla gestione dell’eventuale contenzioso e alla tutela dei diritti dell’Istituto (art. 6.1, lett. f del Regolamento).

Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

Esecuzione di obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere prima o dopo l’esecuzione del contratto a Sue specifiche richieste;
Adempimento di obblighi di legge di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale, regolamenti e normative nazionali e comunitarie;
Conseguire una efficace gestione dei rapporti commerciali (acquisizione dati e informazioni precontrattuali, controllo dell’affidabilità e della solvibilità, ecc.);
Tutela dei diritti contrattuali e gestione dell’eventuale contenzioso;

Nel caso in cui vengano a prodursi esigenze che inducano alla necessità di modificare o integrare la detta finalità, sarà nostra cura darne tempestiva informazione.

Natura del conferimento e conseguenze dell’eventuale rifiuto o revoca

Il conferimento e l’aggiornamento dei Suoi dati personali è obbligatorio in base a normative vigenti (in materia fiscale o altre) o per l’instaurazione e lo svolgimento del rapporto contrattuale. Senza tali dati, non sarà possibile instaurare o – in talune circostanze – proseguire il rapporto.

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati da Lei forniti è svolto sia in forma automatizzata sia in forma manuale nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del G.D.P.R. 2016/679, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art 29 del G.D.P.R. 2016/679. Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del G.D.P.R. 2016/679, previo il Suo consenso libero ed esplicito espresso nell’allegato alla presente informativa, i suoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e comunque non oltre i termini stabiliti dalle normative fiscali, normative del lavoro e previdenziali e dal codice civile in materia e per ulteriori dieci anni.

Periodo di conservazione dei dati

Tutti i dati a Lei riferibili saranno conservati nel rispetto degli obblighi civilistici e fiscali (ad esempio obbligo civilistico di conservare le scritture contabili e ulteriore corrispondenza aziendale per 10 anni) e comunque per la sola durata del contratto in essere, incluse le obbligazioni accessorie. Una volta concluso il rapporto, a tutela dei diritti dell’Istituto, i dati saranno conservati – in modo da essere accessibili solo in caso di necessità – per un periodo di tempo corrispondente al periodo di prescrizione di eventuali diritti che Lei possa vantare nei confronti dell’Istituto. Tale periodo varia a seconda del tipo di dato e dell’eventuale intervento di cause interruttive o sospensive della prescrizione medesima.

Ambito di comunicazione e diffusione

I Suoi dati non saranno oggetto di diffusione ma, per le finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi del Regolamento, potrebbero essere comunicati, a puro titolo esemplificativo, a:

Enti e Uffici pubblici in genere,
Banche, Istituti di credito, centrali creditizie
Società di assicurazione,
Notai, avvocati e studi professionali e consulenti in genere,
Centrale dei rischi e Società di informazioni commerciale e per la valutazione del merito creditizio, società di recupero crediti,
Agenzia delle entrate,
Società che ci erogano servizi,
Società collegate e controllate,
Imprese subappaltatrici,
I nostri addetti al trattamento per l’esclusivo assolvimento delle finalità già evidenziate.

In tutti gli altri casi, la comunicazione dei dati sarà effettuata solo subordinatamente al rilascio del consenso da parte della Suoa persona.

Trasferimento dei dati personali

I Suoi dati saranno conservati presso la sede della Società e i suoi server (Google, Dropbox e Blucloud S.r.l.). Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio l’adozione di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, e comunque secondo quanto disposto agli artt. 44-49 del GDPR. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

Trattamento di dati relativi a persone fisiche diverse dall’Interessato connessi con la sua organizzazione e il contratto in essere

Qualora Lei sia un ente o un’organizzazione ovvero una persona giuridica, il Titolare e gli altri soggetti indicati in questa informativa potranno occasionalmente trattare altresì dati, prevalentemente identificativi e di contatto, riferibili ad altri soggetti (persone fisiche) all’interno della Sua organizzazione o comunque dati relativi a soggetti terzi da Lei forniti. Qualora ciò avvenga, Lei dichiara, sotto la propria responsabilità, di aver mostrato la presente informativa agli interessati e che la stessa sia stata compresa e – per quanto occorrer possa – accettata da questi ultimi. Inoltre, Lei si impegna a comunicare al Titolare eventuali aggiornamenti relativi ai dati di tali soggetti.

Diritti dell’interessato

In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi del GDPR 2016/679, il diritto di:

chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
ottenere indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati; il periodo di conservazione o i criteri utilizzati per determinarlo;
revocare il consenso al trattamento;
ottenere la rettifica, la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento;
proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale;
ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli dal Titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e se tecnicamente fattibile;
opporsi al trattamento in qualsiasi momento;
opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.

Per esercitare tali diritti può rivolgersi in qualsiasi momento al Titolare, inviando la Sua richiesta al seguente indirizzo e-mail: info@jenniferlowe.it ovvero mediante raccomandata a/r al seguente indirizzo: JENNIFER LOWE SCHOOL OF ENGLISH, via Simone da Corbetta n. 45, 20011 Corbetta (MI)

Titolare e Responsabile del trattamento dei dati

Titolare del trattamento dei dati è: Istituto JENNIFER LOWE SCHOOL OF ENGLISH, corrente in Corbetta (MI) Via Simone da Corbetta n. 45, C.F. LWOJNF72B63F205W, P.I. 04415310962, in persona del legale rappresentante, Sig.ra Jennifer Lowe, C.F. LWOJNF72B63F205W